¿Qué es la gestión de activos de TI?

Las organizaciones que carecen de una estrategia ITAM se exponen a riesgos importantes, desde problemas de cumplimiento hasta recursos desperdiciados, falta de dirección e inversiones costosas.

Una gestión eficaz de los activos de TI aporta varios beneficios a las organizaciones, entre ellos:

• Ahorro de costes de activos: la identificación y eliminación de activos innecesarios y la optimización de licencias de software puede generar ahorros de costes.
• Ahorro de costos de mano de obra: una gestión más eficiente de los activos de TI aumenta la productividad del equipo de TI, reduciendo el tiempo dedicado y el coste de la gestión de los activos de TI.
• Reducción del riesgo: la gestión adecuada de los activos de TI ayuda a reducir los riesgos de seguridad y cumplimiento asociados con el hardware y el software.
• Eficiencia: la optimización de los procesos relacionados con los activos mejora la eficiencia general y ayuda a evitar tiempos de inactividad o interrupciones.
• Cumplimiento: garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia y los requisitos normativos evita consecuencias legales y financieras.
• Planificación estratégica: tomar decisiones informadas sobre inversiones y actualizaciones de TI basadas en el análisis de datos de activos.
• Evita la pérdida de activos: hacer un seguimiento de los activos en tiempo real para saber dónde se encuentran y detectar cualquier actividad inusual —como el tiempo de inactividad del servicio o la falta de dispositivos— minimiza el riesgo
• Vida útil prolongada de los activos: planificar eficazmente las distintas etapas del ciclo de vida de los activos, como el mantenimiento, para mantenerlos en buenas condiciones y extraer el máximo valor.
• Más sostenible: maximizar el uso de los activos existentes a lo largo de su vida útil y evitar las compras excesivas minimiza la ineficiencia y los residuos. Gestionar la salida de activos y la eliminación responsable.

La gestión de activos de TI se puede implementar a través de soluciones de software ITAM dedicadas, que automatizan muchos de los procesos asociados con el seguimiento de activos, la gestión de inventario y la creación de informes. Estas herramientas ayudan a las organizaciones a mantener información precisa y actualizada sobre sus activos de TI.

La gestión de activos de TI tiene un conjunto de procesos principales que las organizaciones utilizan para gestionar sus operaciones de TI de manera eficiente y eficaz. Estos procesos están diseñados para garantizar que los servicios de TI se alineen con las necesidades empresariales, ofrezcan un servicio de alta calidad y promuevan la mejora continua.

Los componentes y actividades clave de la gestión de activos de TI incluyen:

• Gestión de inventario: mantener un inventario detallado de todos los activos de TI, incluidos ordenadores, servidores, equipos de red, licencias de software y periféricos.
• Seguimiento de activos: asignar identificadores únicos a cada activo de TI para llevar a cabo un seguimiento de su ubicación, estado y otra información relevante.
• Gestión de licencias de software: gestión y seguimiento de licencias de software para garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia y evitar la concesión excesiva o insuficiente de licencias.
• Gestión del ciclo de vida: Gestionar todo el ciclo de vida de los activos de TI, desde compras e implementación hasta mantenimiento, actualizaciones y la eventual retirada o eliminación.
• Gestión de riesgos: identificar y mitigar los riesgos asociados con los activos de TI, como vulnerabilidades de seguridad, problemas de cumplimiento y posibles interrupciones en los servicios.
• Optimización de costes: optimización del gasto en TI mediante la identificación de activos infrautilizados, la renegociación de contratos y la toma de decisiones informadas sobre inversiones en hardware y software.
• Gestión de proveedores: gestionar las relaciones con los proveedores de TI, negociar contratos y garantizar que el rendimiento del proveedor cumpla las expectativas.
• Cumplimiento y gobernanza: garantizar que los activos y actividades de TI cumplan con los requisitos normativos y las políticas organizativas.
• Seguridad: abordar las preocupaciones de seguridad relacionadas con los activos de TI, incluida la protección de datos confidenciales, la gestión de controles de acceso y la protección de hardware y software.
• Informes y análisis: generar informes y análisis para proporcionar información sobre el uso, los costes y el rendimiento de los activos. Esta información ayuda a tomar decisiones informadas y a optimizar los recursos de TI.

ITAM es esencial para que las organizaciones garanticen que sus operaciones de TI sean fiables, maximicen la disponibilidad y estén alineadas con los objetivos empresariales.

No existe un único marco de trabajo dominante de gestión de activos de TI (ITAM) como sucede en algunas otras áreas de TI, como la gestión de servicios de TI (ITSM) con ITIL. Sin embargo, existen prácticas recomendadas y directrices ampliamente reconocidas que las organizaciones siguen a menudo para implementar procesos de ITAM eficaces.

Estos son algunos marcos de trabajo y directrices populares para la gestión de activos de TI:

• ISO/IEC 19770: Gestión de activos de software (SAM): la Organización Internacional de Normalización (ISO) proporciona estándares relacionados con ITAM, con la norma ISO/IEC 19770 específicamente centrada en la gestión de activos de software. Describe las mejores prácticas para gestionar los activos de software a lo largo de su ciclo de vida.
• ITIL (biblioteca de infraestructura de TI): Aunque ITIL es conocida principalmente por la gestión de servicios de TI (ITSM), incluye orientación sobre la gestión de activos de TI dentro de su marco de trabajo más amplio. El marco de trabajo ITIL proporciona recomendaciones para gestionar el ciclo de vida de los servicios de TI, incluidos los activos.
• IAITAM (Asociación Internacional de Gestores de Activos de TI): IAITAM es una organización profesional que ofrece programas de formación y certificación relacionados con la gestión de activos de TI. Proporciona un conjunto de prácticas recomendadas y estándares para la gestión de activos de TI.
• COBIT (objetivos de control para la información y tecnologías relacionadas): COBIT es un marco de trabajo que proporciona directrices para la gobernanza y gestión de TI empresarial, incluido ITAM. Ofrece un conjunto de controles y procesos para una gobernanza de TI eficaz.
• CMMI (Integración de modelos de madurez de capacidades): CMMI es un marco de trabajo que proporciona un conjunto de buenas prácticas para la mejora de procesos en varios aspectos de una organización. Incluye un modelo de madurez que se puede aplicar a los procesos de ITAM.
• Modelo de optimización de Microsoft SAM (gestión de activos de software): Microsoft proporciona un marco para la gestión de activos de software que ayuda a las organizaciones a optimizar sus activos de software, garantizando el cumplimiento de los acuerdos de licencia y maximizando el valor.
• Manual de SAM del Gobierno Federal de EE. UU.: el Gobierno Federal de EE. UU. ha publicado un manual de gestión de activos de software (SAM) que proporciona orientación a las agencias federales y otras organizaciones sobre la implementación de prácticas eficaces de SAM.
• Publicación especial NIST 800-53: el Instituto Nacional de Normas y Tecnología (National Institute of Standards and Technology, NIST) publica directrices, incluida la Publicación Especial 800-53, que incluye controles de seguridad y privacidad para sistemas de información federales. Aborda aspectos de la gestión de activos de TI relacionados con la seguridad.

Al implementar ITAM, las organizaciones a menudo adaptan estos marcos de trabajo y directrices para satisfacer sus necesidades específicas y requisitos de cumplimiento. Además, el panorama puede evolucionar y pueden surgir nuevos marcos de trabajo o actualizaciones de los existentes, por lo que es esencial mantenerse informado sobre los últimos desarrollos en las prácticas de gestión de activos de TI.

ITAM (gestión de los activos de TI) y CMDB (base de datos de gestión de configuración) pueden parecer muy similares, especialmente porque suelen asociarse entre sí. Aunque puede haber solapamientos, tienen diferentes prácticas y funciones.

• ITAM (IT Asset Management) lleva a cabo un seguimiento de todos los activos de TI y de dónde se encuentran en el ciclo de vida cada uno de esos activos. El enfoque de ITAM suele ser desde la perspectiva financiera de la organización. El coste de propiedad, la caducidad de las licencias y la duración de las garantías son solo algunas de las consideraciones abordadas en ITAM.
• La CMDB (Configuration Management Database) es una base de datos que contiene los elementos de configuración (Configuration Items, CI). Un elemento de configuración es cualquier cosa necesaria para ejecutar y prestar un servicio de TI, como ajustes, relaciones y dependencias. La CMDB es una herramienta utilizada para la gestión de la configuración, que es el proceso de garantizar que todos los componentes necesarios para las operaciones diarias de los servicios de TI funcionen sin problemas.

Aunque todos los elementos de configuración (CI) se pueden considerar activos, no todos los activos son CI. Debido a esto, algunas organizaciones utilizan CMDB como parte de su gestión de activos de TI, mientras que otras practican la gestión de configuración sin ITAM.

La gestión de operaciones de TI (ITOM) y la gestión de servicios de TI (ITSM) dependen del conocimiento de los activos de TI. Aunque hay disponibles algunas soluciones ITAM específicas, es más práctico elegir una única solución que también incluya la gestión de activos de TI (ITAM).

Las capacidades del software de gestión de activos de TI deben incluir:

• Descubrimiento de activos y gestión de inventario: descubrir y catalogar automáticamente todos los activos de TI en toda la organización, incluidos los dispositivos de hardware, las aplicaciones de software, los activos virtuales y en la nube.
• Seguimiento de activos de hardware y software: llevar a cabo un seguimiento de la información detallada sobre cada activo, como especificaciones de hardware, versiones de software, detalles de licencia y propiedad.
• Gestión de licencias: administrar licencias de software, llevar a cabo un seguimiento del uso y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia.
• Gestión del ciclo de vida: respaldar todo el ciclo de vida de los activos de TI, desde compras y puesta en marcha hasta mantenimiento, actualizaciones y la eventual retirada o eliminación.
• Gestión de configuración: mantener y actualizar la información de configuración de los activos, incluidas las relaciones entre los diferentes componentes.
• Detección y escaneado automatizados: escanear y descubrir automáticamente nuevos activos a medida que se añaden a la red, garantizando que el inventario de activos se actualice continuamente.
• Integración con ITSM (IT Service Management) y otros sistemas: integrarse con sistemas de gestión de servicios de TI (ITSM), sistemas de adquisición y otras herramientas relevantes para simplificar los flujos de trabajo y el intercambio de datos.
• Informes y análisis: Generar informes y analíticas personalizables sobre el uso, cumplimiento, costes y rendimiento de los activos.
• Alertas y notificaciones: proporcionar alertas y notificaciones de eventos, como problemas de cumplimiento de licencias, vencimientos de garantías o cambios en el estado de los activos.
• Supervisión de seguridad y cumplimiento: supervisar y hacer cumplir las políticas de seguridad, asegurándose de que los activos cumplan con los requisitos normativos y las normas de seguridad organizativas.
• Gestión de usuarios y accesos: gestionar el acceso de los usuarios al software ITAM, definiendo roles y permisos basados en responsabilidades.
• Accesibilidad móvil: proporcionar acceso móvil a datos y funciones de ITAM, lo que permite a los usuarios administrar activos desde diversas ubicaciones.