Wat is Enterprise Resource Planning (ERP)?
ERP-software (Enterprise Resource Planning) wordt gebruikt om de dagelijkse activiteiten van een bedrijf te beheren. Het helpt bij het beheren van zaken zoals boekhouding, human resources (HR), inkoop, klantrelaties (CRM), toeleveringsketen, productie, techniek, onderhoud, projecten, service en meer.
Een ERP-oplossing integreert de bovenstaande functies in één centraal stuk software, waardoor het bedrijf zo efficiënt mogelijk werkt en de organisatie één bron van de waarheid krijgt voor betere besluitvorming. Kortom, ERP-software is een reeks toepassingen die de waardestroom van een organisatie in één omgeving omvat.
Alles wat je moet weten over ERP, van definities en voordelen tot implementatie en selectie
Wat is een ERP-systeem?
Een voorloper van ERP-systemen, de materiaalvereistenplanning (MRP), had zijn oorsprong in het Toyota Production System, dat een premie gaf aan realtime communicatie van vraagsignalen om de zogenaamde takt-tijd te minimaliseren, of de tijd die nodig is voor productie om aan de vraag te voldoen. MRP was, zoals de naam impliciete, voornamelijk gericht op inventaris, om ervoor te zorgen dat het beschikbaar was voor consumptie als dat nodig was, terwijl de hoeveelheid kapitaal in de inventaris op een bepaald moment werd geminimaliseerd. ERP-software kwam voort uit MRP, waardoor deze gecentraliseerde benadering van processtroombeheer werd uitgebreid naar nieuwe delen van het bedrijf, zoals financiën, HR en inkoop.
ERP ontworpen voor moderne productie zal nog steeds een MRP-module bevatten, die het productieschema en de processen en materialen die het ondersteunen, moet faciliteren. ERP die in andere sectoren wordt gebruikt, kan aanvullende functionaliteit omvatten:
- ERP voor bouw- of engineer-to-order productie of industriële machineproductie kan robuuste projectmanagementmogelijkheden hebben
- ERP voor servicebedrijven kan ook Field Service Management en planningsoptimalisatie omvatten
- ERP voor activa-intensieve bedrijven — bijvoorbeeld bedrijven die grote of complexe apparatuur verwerken, zoals offshore boorinstallaties of waterkrachtcentrales — vereist onderhoudscapaciteiten en kan, indien robuust genoeg, worden beschouwd als echte enterprise asset management software (EAM)
- ERP voor luchtvaart en defensie moet in staat zijn om overheidsvereisten te faciliteren, zoals projectrapportage voor verdiend waardebeheer (EVM), onderhoudsreparatie en -revisie (MRO) en onderhoud van casco's
Wat zijn de voordelen van ERP-software?
De voordelen die een ERP-systeem kan bieden, zijn afhankelijk van meerdere factoren, waaronder de sector en het bedrijfsmodel. Aanvankelijk werden MRP-systemen ontworpen om de productie te versnellen en tegelijkertijd de voorraad te verminderen. Onder productiebedrijven zijn het beperken van contant geld in de voorraad, terwijl de tijd tot levering wordt verkort en de ordervulpercentages worden verhoogd, vaak gemelde voordelen van ERP. Voorraad is slechts één resource die ERP-producten aanraken. Omdat vraagsignalen voor menselijk kapitaal ook van de verkoopprognose naar geboekte zaken gaan, kunnen HR-teams voldoende mensen inhuren en ervoor zorgen dat er voldoende mensen beschikbaar en voldoende getraind of gecertificeerd zijn om het vereiste werk uit te voeren.
Naleving van regels, ver buiten de scheiding van taken vereist door SarbOx, is een ander belangrijk voordeel. ERP-systemen bieden traceerbaarheid die inspecteurs kan helpen omdat gegevens over de prestaties van apparatuur, bedrijfsprocessen, certificering van werknemers die gereguleerde taken uitvoeren en meer gecentraliseerd zijn.
Zichtbaarheid in het bedrijf is niet alleen nuttig voor leidinggevenden die de onderneming beheren, maar ook voor klanten. Klanten willen om zakelijke redenen, zoals vervaldatum of vereisten van het land van herkomst of om de koopvoorkeur van consumenten te ondersteunen, een venster in processen die verband houden met hun bestelling of hun projecten of zelfs na de aankoop van een discreet artikel, de herkomst ervan — waar het vandaan kwam, wie het heeft aangeraakt, wanneer en waar het is gemaakt.
ERP maakt het werk effectiever en efficiënter. Geoptimaliseerde bedrijfsprocessen, minder administratief werk, het elimineren van duplicatie en, in toenemende mate, automatisering kunnen een bedrijf in staat stellen ERP-systemen te gebruiken om de productiviteit volgens IDC met maar liefst 18 procent te verhogen.
ERP-software ondersteunt bedrijfsautomatisering. Door een ERP-oplossing uit te voeren, kun je kiezen tussen verschillende benaderingen van automatisering, waaronder IoT-aangesloten apparatuur, ingebedde AI-functies of algoritmen, of gebeurtenistriggers die ervoor zorgen dat het ene type transactie een ander type transactie activeert. Een voorbeeld van dit laatste is het automatisch op de hoogte stellen van de wachtende klant wanneer een onderdeel in voorraad komt.
Een whitepaper van IDC suggereerde dat het implementeren van een modern ERP-systeem op zichzelf de productiviteit met 18 procent kan verhogen.
Waar moet ERP-software worden geïmplementeerd: in de cloud of op locatie?
Als algemene regel zullen de meeste bedrijven meer profiteren van het runnen van hun ERP-oplossing in de cloud dan op locatie. In feite voorspelt industrieanalist IDC dat de uitgaven voor cloud computing tot en met 2020 met meer dan zes keer zo hoog zullen stijgen als de uitgaven voor IT. IDC voorspelt ook dat tegen het einde van 2020 67 procent van het aanbod van bedrijfsinfrastructuur en -software cloudgebaseerd zal zijn. De groei van cloudgebaseerde ERP is niet verrassend wanneer je de voordelen van de cloud in overweging neemt in vergelijking met traditionele on-premise installaties:
- Sneller en gemakkelijker op te schalen om bedrijfsgroei mogelijk te maken
- Lagere kosten en minder complexiteit zonder hardware om te installeren, bij te werken en te onderhouden
- Eenvoudigere toegang tot de nieuwste productupdates en innovaties
- Betere en veel snellere capaciteiten voor rampherstel wanneer je gegevens worden gecontroleerd en geback-upt door een professioneel hostingbedrijf
Terwijl beveiliging en naleving van de wet ooit werden gezien als redenen om niet naar de cloud te gaan, zijn de huidige cloudhostingomgevingen in staat om belangrijke vereisten te ondersteunen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de ISO27001-certificering voor gegevensbeveiligingsbeheer. Beveiliging is ook minder zorgwekkend omdat de meeste IT-beslissers zich realiseren dat zoiets als een Microsoft Azure-datacenter ordes van groottes veiliger is dan hun eigen on-premise serverruimte.
Een van de belangrijkste overwegingen bij ERP-implementatie is het zoeken naar een softwareleverancier die keuze, pariteit en bewegingsvrijheid biedt.
Je moet de keuze krijgen om ERP-oplossingen in de cloud of op locatie uit te voeren. Je moet ook kunnen kiezen of je een all-inclusive SaaS-service met alleen Opex wilt, of dat je een licentie voor de toepassing wilt hebben. De juiste ERP-leverancier biedt je ook de keuze door je niet te beperken tot zijn eigen cloudaanbod, maar jou of een partner van je keuze in staat te stellen de ERP-oplossing in de cloud te beheren of op een traditionelere manier te hosten.
Zoek naar een leverancier die gelijkheid garandeert in die zin dat de oplossing die je in de cloud krijgt, niet minder capaciteit heeft dan dezelfde toepassing op locatie. Zorg ervoor dat nieuwe functionaliteit en innovaties in hetzelfde tempo beschikbaar worden gesteld, ongeacht waar je de oplossing wilt implementeren.
Het eisen van bewegingsvrijheid is belangrijk omdat het jouw bedrijf van on-premise naar de cloud laat gaan en vice versa naarmate je bedrijf evolueert en jouw behoeften veranderen.
Hoe evalueer en kies je ERP-software?
Het selecteren van ERP-software vereist een rigoureus en gedisciplineerd proces om eerst de functionele vereisten van het bedrijf te identificeren, niet alleen nu, maar ook tot ver in de toekomst. Het project vereist dat een uitvoerende sponsor ervoor zorgt dat de financiering betrouwbaar beschikbaar is en dat de proceswijzigingen en verbeteringen die de ERP-implementatie zal leveren, worden aangenomen door eindgebruikers in het hele bedrijf.
Zodra het project de steun van het senior management heeft ontvangen en een lijst met functionele vereisten is opgesteld, wordt een commissie of persoon in het bedrijf meestal belast met het identificeren van een korte lijst van ERP-leveranciers en -producten die aan hun behoeften kunnen voldoen.
Omdat de meeste zakelijke professionals deel zullen uitmaken van één tot drie ERP-selectieprocessen gedurende hun carrière, kiezen veel bedrijven ervoor om een externe, objectieve consultant in te huren om hen door het proces te begeleiden.
Deze adviesbureaus moeten niet verbonden zijn met elke ERP-leverancier en kunnen zich daarom richten op het helpen van hun klant bij het maken van gedetailleerde demoscripts, zodat softwareleveranciers kunnen illustreren hoe hun product aan specifieke behoeften zal voldoen. De consultant moet ook in staat zijn om zijn/haar klant te helpen trends te identificeren die ervoor zorgen dat deze behoeften veranderen gedurende de levenscyclus van dat ERP-product, dat 10 jaar of langer kan zijn.
De softwareleverancier moet daarom worden gevraagd om aan te tonen hoe hun huidige ERP-software zich zal ontwikkelen om aan toekomstige behoeften te voldoen en hoe hun routekaart voor toekomstige ontwikkeling zal aansluiten op technologieën die enkele jaren later belangrijk zijn.
Hoe IFS ERP bedrijven helpt slagen
IFS is een ander soort ERP-software. Het is niet complex en rigide zoals sommige andere ERP-suites. In plaats daarvan is het ontworpen om je te helpen snel te profiteren van opkomende technologie en het veranderende marktlandschap, waardoor de flexibiliteit van jouw bedrijf wordt gemaximaliseerd.
Geloof ons niet zomaar op ons woord. Bekijk wat onze klanten zeggen:
- Wereldwijde verfproducent Jotun realiseert groei en maximaliseert productie-efficiëntie met IFS ERP-oplossing
- Revima, luchtvaartdienstverlener, koos voor IFS om haar internationale expansie te stimuleren en haar complexe onderhoudsactiviteiten te ondersteunen
- Olie- en gasaannemer Toepassen verhoogt de efficiëntie met IFS
- Toonaangevend ingenieursbedrijf Babcock levert meer dan 4.600 projecten met behulp van IFS
- Wereldwijde dienstverlener voor ongediertebestrijding Anticimex integreert zijn IFS ERP-oplossing met IoT om uitstekende klantenservice te leveren
