Wat is IT Asset Management?

Organisaties die geen ITAM-strategie hebben, stellen zichzelf bloot aan aanzienlijke risico's, van nalevingskwesties tot verspilde middelen, gebrek aan richting en dure investeringen.

Effectief IT Asset Management biedt verschillende voordelen voor organisaties, waaronder:

• Besparingen op assetkosten: Het identificeren en elimineren van onnodige assets en het optimaliseren van softwarelicenties kan leiden tot kostenbesparingen.
• Besparing op arbeidskosten: Efficiënter beheer van IT-assets verhoogt de productiviteit van het IT-team, waardoor de tijd en kosten van het beheer van IT-assets worden verminderd.
• Risicovermindering: Correct beheer van IT-assets helpt de risico's voor beveiliging en naleving van hardware en software te verminderen.
• Efficiëntie: Het stroomlijnen van assetgerelateerde processen verbetert de algehele efficiëntie en helpt uitvaltijd of verstoringen te voorkomen.
• Naleving: Zorgen voor naleving van licentieovereenkomsten en wettelijke vereisten voorkomt juridische en financiële gevolgen.
• Strategische planning: Geïnformeerde besluitvorming met betrekking tot IT-investeringen en upgrades op basis van de analyse van assetgegevens.
• Voorkomt het verlies van assets: Het in realtime volgen van assets om te weten waar ze zijn en het detecteren van ongebruikelijke activiteiten zoals uitvaltijd of ontbrekende apparaten minimaliseert het risico
• Langere levensduur van assets: Plan effectief de verschillende stadia van de levenscyclus van assets, zoals onderhoud, om je assets in goede conditie te houden en er de maximale waarde uit te halen.
• Duurzamer: Maximaliseer het gebruik van bestaande assets gedurende hun levensduur en vermijd overaankopen om verspilling te minimaliseren. Beheer de off-boarding en verantwoorde verwijdering van activa.

IT Asset Management kan worden geïmplementeerd via speciale ITAM-softwareoplossingen, die veel van de processen automatiseren die verband houden met het volgen van assets, voorraadbeheer en rapportage. Deze hulpmiddelen helpen organisaties om nauwkeurige en actuele informatie over hun IT-assets bij te houden.

IT Asset Management heeft een reeks kernprocessen die organisaties gebruiken om hun IT-activiteiten efficiënt en effectief te beheren. Deze processen zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat IT-diensten aansluiten op de zakelijke behoeften, hoogwaardige service leveren en voortdurende verbetering bevorderen.

Belangrijke componenten en activiteiten van IT Asset Management zijn:

• Inventory Management:: Het bijhouden van een gedetailleerd inventaris van alle IT-assets, waaronder computers, servers, netwerkapparatuur, softwarelicenties en randapparatuur.
• Volgen van assets: Het toewijzen van unieke identificaties aan elk IT-asset om de locatie, status en andere relevante informatie te volgen.
• Softwarelicentiebeheer: Softwarelicenties beheren en volgen om naleving van licentieovereenkomsten te garanderen en over- of onderlicentie te voorkomen.
• Lifecycle Management: Beheren van de gehele levenscyclus van IT-middelen, van aanschaf en implementatie tot onderhoud, upgrades en uiteindelijke buitengebruikstelling of verwijdering.
• Risicobeheer: Het identificeren en beperken van risico's in verband met IT-assets, zoals kwetsbaarheden in de beveiliging, nalevingsproblemen en mogelijke verstoringen van diensten.
• Kostenoptimalisatie: Optimaliseren van IT-uitgaven door onderbenutte assets te identificeren, opnieuw te onderhandelen over contracten en weloverwogen beslissingen te nemen over hardware- en software-investeringen.
• Beheer van leveranciers: Relaties met IT-leveranciers beheren, contracten onderhandelen en ervoor zorgen dat de prestaties van leveranciers voldoen aan de verwachtingen.
• Naleving en governance: Ervoor zorgen dat IT-assets en -activiteiten voldoen aan de wettelijke vereisten en het beleid van de organisatie.
• Veiligheid: Het aanpakken van beveiligingsproblemen met betrekking tot IT-assets, waaronder het beschermen van gevoelige gegevens, het beheren van toegangscontroles en het beveiligen van hardware en software.
• Rapportage en analyse: Rapporten en analyses genereren om inzicht te geven in het gebruik, de kosten en de prestaties van assets. Deze informatie helpt bij het nemen van geïnformeerde beslissingen en het optimaliseren van IT-assets.

ITAM is essentieel voor organisaties om ervoor te zorgen dat hun IT-activiteiten betrouwbaar zijn, de beschikbaarheid maximaliseren en zijn afgestemd op de bedrijfsdoelen.

Er is geen enkel dominant IT Asset Management (ITAM)-framework zoals er is voor sommige andere IT-gebieden, zoals IT Service Management (ITSM) met ITIL. Er zijn echter algemeen erkende beste practices en richtlijnen die organisaties vaak volgen om effectieve ITAM-processen te implementeren.

Hier volgen enkele populaire kaders en richtlijnen voor IT Asset Management:

• ISO/IEC 19770: Software Asset Management (SAM): De International Organization for Standardization (ISO) biedt normen met betrekking tot ITAM, waarbij ISO/IEC 19770 zich specifiek richt op Software Asset Management. Het schetst best practices voor het beheren van softwareassets gedurende hun levenscyclus.
• ITIL (Information Technology Infrastructure Library): Hoewel ITIL voornamelijk bekend staat om IT Service Management (ITSM), bevat het richtlijnen voor IT Asset Management binnen het bredere kader. Het ITIL-framework geeft aanbevelingen voor het beheer van de levenscyclus van IT-diensten, inclusief assets.
• IAITAM (International Association of IT Asset Managers): IAITAM is een professionele organisatie die onderwijs- en certificeringsprogramma's biedt met betrekking tot IT Asset Management. Het biedt een reeks best practices en normen voor het beheren van IT-assets.
• COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies): COBIT is een raamwerk dat richtlijnen biedt voor het management en de governance van bedrijfs-IT, inclusief ITAM. Het biedt een reeks controles en processen voor effectief IT-beheer.
• CMMI (Capability Maturity Model Integration): CMMI is een framework dat een reeks best practices biedt voor procesverbetering in verschillende aspecten van een organisatie. Het omvat een volwassenheidsmodel dat kan worden toegepast op ITAM-processen.
• Model voor optimalisatie van Microsoft SAM (Software Asset Management): Microsoft biedt een framework voor Software Asset Management dat organisaties helpt hun softwaremiddelen te optimaliseren, naleving van licentieovereenkomsten te garanderen en waarde te maximaliseren.
• SAM-draaiboek van de Amerikaanse federale overheid: De Amerikaanse federale overheid heeft een Software Asset Management (SAM) Playbook gepubliceerd dat richtlijnen biedt voor federale instanties en andere organisaties bij het implementeren van effectieve SAM-praktijken.
• Speciale publicatie NIST 800-53: Het National Institute of Standards and Technology (NIST) publiceert richtlijnen, waaronder Special Publication 800-53, die beveiligings- en privacycontroles voor federale informatiesystemen omvat. Het behandelt aspecten van IT-asset management met betrekking tot beveiliging.

Bij het implementeren van ITAM passen organisaties deze frameworks en richtlijnen vaak aan om aan hun specifieke behoeften en nalevingsvereisten te voldoen. Daarnaast kan het landschap zich ontwikkelen en kunnen er nieuwe frameworks of updates van bestaande frameworks ontstaan, dus het is essentieel om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen in IT Asset Management-praktijken.

ITAM en CMDB (Configuration Management Database) kunnen erg op elkaar lijken, vooral omdat ze vaak met elkaar in verband worden gebracht. Hoewel er overlap kan zijn, hebben ze verschillende werkwijzen en functies.

• ITAM (IT Asset Management) houdt alle IT-assets bij en waar ze zich bevinden in de asset lifecycle. De ITAM-aanpak is vaak vanuit het financiële perspectief van de organisatie. De eigendomskosten, het verlopen van de licentie en de duur van de garanties zijn slechts enkele van de overwegingen die in ITAM aan de orde komen.
• De CMDB (Configuration Management Database) is een verzameling informatie over configuratie-items (CI's). Een configuratie-item is alles wat nodig is om een IT-service uit te voeren en te leveren, zoals instellingen, relaties en afhankelijkheden. De CMDB is een hulpmiddel dat wordt gebruikt voor configuratiebeheer. Dit is het proces om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke componenten voor de dagelijkse activiteiten van IT-diensten soepel verlopen.

Hoewel alle configuratie-items als assets kunnen worden beschouwd, zijn niet alle assets CI's. Daarom gebruiken sommige organisaties CMDB's als onderdeel van hun IT-assetbeheer, terwijl andere configuratiebeheer zonder ITAM uitvoeren.

Succesvol IT Operations Management en IT Service Management zijn afhankelijk van kennis van IT-assets. Hoewel sommige specifieke ITAM-oplossingen beschikbaar zijn, is het daarom vaak praktischer om één oplossing te kiezen die ook IT Asset Management omvat.

De mogelijkheden van IT Asset Management-software moeten het volgende kunnen bieden:

• Ontdekking van assets en inventarisbeheer: Ontdek en catalogiseer automatisch alle IT-assets in de hele organisatie, inclusief hardwareapparaten, softwaretoepassingen, cloud- en virtuele assets.
• Tracking van hardware- en softwareassets: Volg gedetailleerde informatie over elke asset, zoals hardwarespecificaties, softwareversies, licentiedetails en eigendom.
• Licentiebeheer: Beheer softwarelicenties, volg het gebruik en zorg voor naleving van licentieovereenkomsten.
• Levenscyclusbeheer van assets: Ondersteun de gehele levenscyclus van IT-middelen, van aanschaf en implementatie tot onderhoud, upgrades en uiteindelijke buitengebruikstelling of verwijdering.
• Configuratiebeheer: Configuratie-informatie voor assets onderhouden en bijwerken, inclusief relaties tussen verschillende componenten.
• Geautomatiseerde detectie en scannen: Scan en ontdek automatisch nieuwe assets wanneer ze aan het netwerk worden toegevoegd, zodat de inventaris van assets voortdurend wordt bijgewerkt.
• Integratie met ITSM en andere systemen: Integreer met IT Service Management (ITSM)-systemen, inkoopsystemen en andere relevante hulpmiddelen om workflows en gegevensuitwisseling te stroomlijnen.
• Rapportage en analyse: Genereer aanpasbare rapporten en analyses over het gebruik, de naleving, kosten en prestaties van assets.
• Waarschuwingen en meldingen: Geef waarschuwingen en meldingen voor gebeurtenissen zoals problemen met licentienaleving, vervaldatums van garanties of wijzigingen in de status van assets.
• Toezicht op beveiliging en naleving: Bewaken en handhaven van beveiligingsbeleid, ervoor zorgen dat assets voldoen aan wettelijke vereisten en organisatorische beveiligingsnormen.
• Gebruikers- en toegangsbeheer: Beheer gebruikerstoegang tot ITAM-software en definieer rollen en machtigingen op basis van verantwoordelijkheden.
• Mobiele toegankelijkheid: Bied mobiele toegang tot ITAM-gegevens en -functies, zodat gebruikers assets vanaf verschillende locaties kunnen beheren.